Сегодня онлайн-переписки — это основной канал бизнес-коммуникации, особенно в диджитал-сфере. И арбитраж трафика, конечно, не является исключением. В основном, общение с партнерами происходит в чатах мессенджеров, и в таких условиях очень важно не забывать про правила и этику деловой переписки, которая играет важную роль в установлении и поддержании бизнес-связей. Поэтому сегодня мы хотим поговорить с вами о том, что нужно помнить во время рабочих переписок.
Hand of businessman using smartphone for email with notification alert, Online communication concept.
Почему деловая коммуникация важна в арбитраже
Репутационная история
Во-первых, когда мы ведем рабочую переписку с партнерами или клиентами, как правило, мы представляем определенную компанию, и поэтому нужно помнить, что эмоции партнеров, вызванные общением с нами будут влиять на их представление о нашей компании в целом. Если им что-то не понравится, они легко найдут площадку, чтобы рассказать об этом широкой аудитории, поэтому в ваших интересах минимизировать такие риски.
Во избежание недопонимания
Если вы можете четко и ясно выражать свои мысли в переписке, у вас не будет возникать недопонимание и недосказанность в общении с партнерами (во всяком случае, по вашей вине). Это может уберечь вас от конфликтных ситуаций, а в случае их возникновения — быстро расставить все точки над і и отстоять интересы своей компании.
Оценка ваших компетенций
Когда вы общаетесь с партнерами, они постоянно оценивают ваше поведение: можно ли вам доверить решение их задач, понимаете ли вы их запросы, можно ли с вами договориться, насколько вы адекватны и разбираетесь ли вы в том, чем занимаетесь. Одна ошибка — и это ваш провал. Очень легко подорвать к себе доверие или, по крайней мере, заставить партнера сомневаться в ваших компетенциях.
Личный бренд
Если вы ведете переписку не от лица компании, и ваши собеседники видят ваше имя и, может, даже фото, то вы не только общаетесь в интересах компании, но и формируете свой личный бренд. Если вам удастся создать о себе представление, как о грамотном, отзывчивом и толковом специалисте, то это может помочь вам в будущем, если вам потребуется доверие и поддержка людей из комьюнити.
Правила деловой переписки
Вообще общение в арбитраже достаточно живое и гибкое. Будет странно, если здесь мы будем рассказывать о том, как выглядит структура письма в бизнес-переписке, ведь (давайте будем честны) зачастую это уже лишняя формальность. И все же есть несколько правил, соблюдение которых может существенно улучшить ваши бизнес-коммуникации.
Businessman reading newsletter email marketing concept, company sending many e-mails or digital newsletter to customers
Соблюдайте тон и форму делового общения
В деловой переписке важно соблюдать профессиональный тон и форму общения. Избегайте слишком фамильярных или неуместных выражений, а также используйте формальный (в меру, без перегибов) стиль написания, по крайней мере, если вы не уверены, что вы с собеседником находитесь на одной волне. Однако даже если вам показалось, что вы поймали какой-то «коннект» и уже почти стали лучшими друзьями, это чувство может быть обманчивым. Поэтому лучше выдерживайте тон общения в течение всей переписки.
 |
 |
Помните, что общение стоит начинать с приветствия и обращения к человеку по имени. Да, это всего лишь соблюдение формальностей, но вы никогда не знаете, для кого они могут быть очень значимыми.
Четко формулируйте мысли
В переписке с партнерами важно четко и ясно формулировать свои мысли и требования, чтобы не возникало недопонимание. Особенно это значимо во время согласования определенных договоренностей, когда на кону деньги: ваши или партнера — неважно. В таких ситуациях недосказанность и недопонимание могут стать причиной для прерывания вашего бизнес-сотрудничества и коммуникации, в целом.
Будьте невозмутимы
Всегда будьте готовы к конструктивному диалогу и обсуждению возможных вариантов решения проблем, особенно если таковые уже возникли. Держите лицо, оставайтесь вежливы, помните о важности сохранения репутации, как вашей, так и компании. Ну, и учитывайте то, что в нашем комьюнити все очень любят скриншоты, и то, что помечено как «прочитанное», топором уже не вырубить.
Следите за грамматикой и орфографией
Важно следить за правильностью грамматики и орфографии, чтобы не создавать ненужных препятствий в понимании информации. Да, для кого-то главное, чтобы трафик лился, и пусть общается себе этот партнер как общается — мы же не олимпиаду здесь пишем. Однако некоторым людям (и это немало людей) важно, чтобы их собеседник писал грамотно, так как для них это что-то говорит об уровне его/ее интеллекта и о том, можно ли к этому собеседнику относиться серьезно.
Своевременно отвечайте
Старайтесь отвечать на входящие сообщения сразу, как появляется такая возможность. Не откладывайте это на потом. Ваш ответ может требоваться срочно. Хотя бы отвечайте на сообщения в тот же день, когда вы их получили. Помните, что чаша терпения в один момент может переполниться у любого, и вы либо потеряете клиента/партнера, либо получите от него множество негатива (причем, вероятно, обходными путями, через сплетни о том, как вы выполняете свои обязательства спустя рукава).
 |
 |
Перечитайте еще раз
Золотое правило: перед отправкой сообщения всегда перечитывайте, что же такое вы там написали. Возможно, вы невероятно грамотный и эрудированный человек, но очень часто достаточно отвлечься на пару секунд, задуматься или поторопиться, чтобы в сообщении появилась куча опечаток.
Заключение
Навык деловой переписки сделает ваши бизнес-коммуникации более эффективными, а также может помочь улучшить ваши отношения с партнерами и клиентами. А личной мотивацией, чтобы прокачать этот навык, может стать повышение шансов на повышение (или уменьшение шансов стать мемом в комьюнити).
Успехов в работе!
Сообщение Как не вызвать кринж у партнеров или правила деловой переписки для арбитражников появились сначала на ZorbasMedia.
